Inspirata da un recente Open House che abbiamo organizzato nel centro di Roma, ho provato a riassumere gli elementi che lo hanno reso un evento di successo!
1. Una location speciale
Nel nostro caso eravamo in Via Margutta, una piccola via nel cuore del centro storico di Roma. E’ particolarmente suggestiva ed è chiamata la strada degli artisti. Se non avete una location così bella non vi preoccupate, ma tenete a mente ciò che la rende unica vi servirà a far risultare appetibile il vostro invito
2. Cooperazione – Più si è meglio è
Coinvolgete i vostri colleghi, saranno felici di aiutarvi se li lasciate fare ciò che amano di più. Io sono stata fortunata ad avere tra i miei colleghi due giovani culturisti che mi hanno aiutata con i trasporti pesanti, uno straordinario fotografo e diverse PR ultra dinamiche.
3. Sopralluogo
Ispezionate la casa, preferibilmente con un home stager, per trovare i punti di forza e debolezza. Riflettete su questi per decidere il tema dell’evento. In Via Margutta avevamo molti punti di forza ma c’era una poltroncina che rischiava di rovinare completamente l’atmosfera. Abbiamo deciso di trasformarla nella nostra forza.
4. Partners
Scegliete i partner che possano aiutarvi a trasformare le debolezze in punti di forza. Nel nostro caso il terrore era quella poltroncina e sapevamo che andava coperta. Allora abbiamo passeggiato in Via Margutta e abbiamo trovato una persona molto collaborativa nel negozio di tessuti per arredamento, Nuova Anteprima. Così all’interno dell’Open House abbiamo allestito una mostra di tessuti e, coperta di colori, la nostra poltroncina è stata molto apprezzata. I partner inoltre diventeranno moltiplicatori diffondendo l’evento ai loro contatti.
5. Inviti
Fate un bell’invito e mandatelo via email, stampatelo anche però. Portatene sempre una ventina di copie con voi e invitate personalmente chiunque incontriate descrivendo la location con le sue particolarità e citando le collaborazioni. Noi avevamo due partnership, una con Cantine Martinengo che ha offerto una degustazione di vini, attività universalmente appetibile, e l’altra con il negozio di tessuti per arredamento che ha attratto un pubblico molto specifico. Fate una lista di coloro che hanno confermato la presenza così vi renderete conto del numero di persone che verranno. Una telefonata il giorno prima assicurerà ulteriormente l’affluenza.
6. Obiettivo
Vendere o affittare la casa sede dell’Open House è solo secondariamente lo scopo dell’evento. Il primo obiettivo è entrare in contatto con proprietari che potranno affidarvi le loro case da vendere o affittare. Dal momento in cui iniziate ad organizzare l’evento incontrerete e parlerete con molte persone coinvolte nella preparazione, non perdete l’attimo in cui vi diranno “mio cugino/figlio/amico deve vendere la sua casa”. Nei giorni dell’organizzazione ho incontrato cinque proprietari che mi hanno invitata a valutare le loro case da vendere o affittare. durante l’evento due persone hanno prenotato una seconda visita perché intenzionate ad affittare la casa sede dell’Open House. Ovviamente lo scopo dell’Open House è anche la promozione del brand e di voi stessi.
7. Divertimento
Durante l’evento divertitevi! Non siate nervosi o stressati. sorridete e assicuratevi che tutti si divertano. Quando una persona viene all’Open House deve percepire una atmosfera accogliente e piacevole. Nel nostro caso, forse anche grazie alla degustazione di vini, tutti sorridevano e chiacchieravano allegramente.
8. Comunicazione
Fate belle foto delle persone, della casa e dei prodotti dei partner. Diffondetele attraverso il sito e i canali digitali taggando i partecipanti e i partner, commentando, descrivendo cosa è accaduto e chi c’era. Io sono stata fortunata ad avere un fotografo molto bravo tra i miei colleghi così abbiamo potuto condividere immagini molto belle e tutti sono stati contenti di aver partecipato rispondendo con molti commenti e MiPiace.
9. Ringraziamenti
Chiamate, scrivete messaggi o email a tutti coloro che hanno collaborato all’organizzazione per ringraziarli e per condividere le impressioni sull’evento. Io non vedevo l’ora di parlare con chi mi ha dato una mano per tutta la preparazione, volevo sapere i loro commenti a caldo. Ho ringraziato tutti coloro che mi hanno aiutata ed ho inviato una comunicazione speciale comprese le foto ai partner.
10. Analisi
Analizzate l’evento: quante persone sono venute, erano principalmente colleghi, clienti, inviti dei partner, amici, passanti. Che cosa hanno detto dell’evento e della casa. Un libro all’ingresso sarà utile per fisare le impressioni del momento. Controllate quanto l’evento è piaciuto e quanto è stato condiviso sui social network. Pensate a cosa farete diversamente la prossima volta per rendere il vostro Open House sempre più di successo.